広報立ち上げを効率的に行うためのタスクリスト ——立ち上げ準備〜プレスリリース配信・記者会見の実務まで

こんにちは、ディアメディアの鶴見です。

ディアメディアでは普段、広報部門の立ち上げ、広報担当者の育成、経営戦略に基づいた広報戦略の策定のサポートをさせてもらっています。その中で、広報部門の立ち上げは「この順番に進めるとスムーズ」と思うことや、「これをやってみるととうまく進む」と実践していることを、タスクリストとしてまとめてみました。
また、それらを実行するために、やり方のヒントも一緒に記してみました。

記事の前半では、そうした広報立ち上げ〜戦略立案でやることを、
記事の後半では、未経験広報担当者さんによく聞かれる、実務の中でやることを、順番に紹介していきます。

 

■この記事はこんな方におすすめ

  • 広報担当者になったけれど、何をしていいか分からず困っている方
  • どんな手順で広報部門の立ち上げをしたら良いか知りたい方
  • スピーディに効果的な広報立ち上げをしたい方
  • 広報担当者がどんな実務を行うか、ヒントが欲しい方

■この記事で紹介している内容

  1. 広報部門立ち上げ事前準備のタスクリスト
  2. 広報PR戦略立案のタスクリスト
  3. プレスリリース(配信前・配信時・配信後)のタスクリスト
  4. ファクトブック作成のタスクリスト
  5. 記者会見(事前準備・当日・後日)のタスクリスト
  6. 広報担当者が日常的にやることのタスクリスト

それでは、ひとつずつ紹介していきます。

 

■広報部門立ち上げの事前準備

  1. 会社の現状・現在地、今後向かう方向を正しく把握する
    • 代表者や役員陣とコミュニケーションを取る
    • ビジョン・ミッション・バリューをインプットする
    • 採用ページなどをチェックする
  2. 会社の経営課題を知る
    • 代表者や役員陣に聞く
    • 現場メンバーや部門リーダーに聞く
  3. 広報部門がどんな課題解決の役割を担うか、代表者と擦り合わせる
    • 代表者や役員陣と相談する
  4. 広報部門について調査する
    • 他社の広報が何をやっているのかを調べてみる、聞いてみる
    • 「広報として成功している会社はどこだと思うか?」社長や経営陣にヒアリングして、その分析をしてみる
    • 「〇〇社みたいになりたい!」と目標にする企業があれば、広報立ち上げの時に何をしたのか調べてみる
  5. (何がニュースになるかを知る)

 

広報PR戦略立案

  1. 自社の現状(できれば市況も)を整理する
    • 想定されるKGI・KPIに必要そうな、現時点での数値データを取得する
    • 強み弱みを書き出すなど、SWOT分析などを活用する
    • 競合他社を調べる
    • 現状と目標の「差分」を明確にする(それがどうしたら縮まるのかまで考えられるとGOOD!)
  2. KPI・KGIを決める(参照:もう迷わない!広報担当者のKPI・KGIのたて方と3つのポイント
  3. なりたい姿(ゴール)を決めて、可視化する
    • 世の中に「どのような認知をされたいか」を経営層にヒアリングする
    • その認知がされる状態にになったら「具体的に」どんなことが起こるのかを想像する
    • 定量&定性で設定する(なるべく解像度を高くし、なりたい姿と実際に行っていることが齟齬のないようにする)
  4. アクションKPIの設定をする
  5. 情報を届けたい相手(ターゲット)を決める
    • ペルソナシートを活用してみる
  6. ターゲットから見られたい姿を決める
    • 関連キーワードをたくさんあげてみる
    • タグライン作成してみる
  7. 露出を狙うメディアを決める
    • カスタマージャーニーマップを活用する
  8. コンテンツの方向性を決める
    • マンダラチャートを活用してネタ出しをしてみる
  9. メディアリスト作成する
    • 過去の報道をチェックする
    • 競合他社の掲載状況をチェックする
  10. いつ何が起こるか年間スケジュールを把握する
    • 社長や役員陣に聞く
    • 各部に確認する
    • 定例ミーティングに参加する
  11. 世の中のイベントごとや時流を把握する
    • クリスマスなど一般的な世の中のイベントや動きを把握する
    • 選挙などその時々で起こることを把握する
    • 世の中でどんなことが今話題になっているか把握し続ける

 

さて、ここからは後半。
主要な広報実務のタスクリストを紹介していきます。

 

プレスリリース(配信前)

  1. ドラフトを作成する
    • ネタの決定
    • ターゲットメディアの決定
    • [HP等]ランディングページの作成
    • 問い合わせ先の確認
    • リリース文書作成
    • 画像素材等の作成
    • 社内チェック
  2. メディアアプローチする
    • 掲載を狙う媒体記者さんへ連絡
    • 取材日程調整
    • 反応・フィードバックを元にリリース文章修正
  3. 取材対応する (参照:広報PR担当者が取材依頼時にやるべきことリスト(事前準備〜取材後まで) )
    • 取材同席
    • 配信日程調整
    • 内容確認
  4. 配信の準備をする
    • 配信日時の確定
    • リリース文章の完成
    • 挿入素材の完成
    • [HP]最新情報に更新
    • [HP]ランディングページ完成
    • 社内告知(拡散依頼)
    • メール文面作成(リリース受付窓口用)
    • コンタクトしていた記者への日時決定の個別連絡
    • [HP]リリース下書き投稿・公開予約
    • [配信サービス]下書き・配信予約
    • 公式SNS投稿文面作成
    • 公式SNS予約投稿
    • 個人SNS投稿文面作成
    • 個人SNS予約投稿

 

プレスリリース(配信時)

  1. [HP]公開
  2. [配信サービス]配信
  3. SNS拡散

 

プレスリリース(配信後)

  1. 取材記者さんへ公開連絡
  2. 重点メディアの記者さん、やりとりしている方への公開連絡
  3. 受付窓口に個人メールから公開連絡
  4. 掲載リストを作成・更新する
  5. 記事になるかどうかのチェック(1weekは毎日)
    • Googleニュースタブ(期間指定)
    • Googleアラート
    • SNS言及チェック

 

ファクトブック作成

  1. ファクトブックに盛り込む内容を決める
  2. そのために必要なデータを集める
    • 営業資料を取得する
    • 採用資料を取得する
    • イベント登壇資料を取得する
    • ロゴを用意する
    • 写真や図表を用意する
  3. 資料骨子を作成する
  4. 取得したデータや資料をもとに肉付けしていく
    • 必要に応じて、画像や図形を作成する
  5. 報道関係者にお渡しする
  6. 定期的に情報更新をしていく

 

記者会見(事前)

  1. 会見内容を決定する
  2. 会見日時を決定する
  3. 会場を決める
    • 下見する
    • 予約する
    • 図面手配する
  4. ターゲットメディアを決める
  5. 目標を決める
  6. 関係者を決める
    • 登壇者を決める
    • 司会者を決める
    • その他スタッフを決める
    • スケジュールを確保する
  7. 全体スケジュールを決める
    • WBSを活用する
  8. 運営マニュアルを作成する
  9. メディア誘致文を作成する
  10. プレスリリースを作成する
  11. 登壇資料を作成する
  12. 同梱品・資料を用意する
  13. 必要機材を手配する
  14. FAQ(想定問答集)を作成する
  15. メディア誘致する
    • 知り合いの記者さんがいれば直接アプローチ
    • 新規で個別にアプローチ
    • 関係者限定で一斉配信する
  16. メディア関係者の出欠確認をする
  17. リハーサルを実施する

 

記者会見(当日)

  1. 会場セッティングする
  2. 会見を実施する
  3. プレスリリースを配信する
  4. 必要に応じて取材セッティングする

 

記者会見(事後)

  1. 来場してくれた記者にお礼連絡する
  2. 必要に応じて掲載フォローする

 

■日常的にやること

  1. 情報をキャッチアップする
    • 事業部の定例ミーティングに参加する
    • 経営会議に参加する
    • メンバーと雑談する
    • 他社の露出をウォッチする
  2. 新規メディアアプローチをする
  3. 関係性を構築する
  4. ネタを作る

 

いかがでしたでしょうか。
下準備から実務までをザッとまとめているので、「もうお腹いっぱいだよー!」と思っている方が多いかもしれません。何を隠そう、書いている私は半ば息切れ状態です(笑)
長い長いリスト記事を、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

(※実務の部分は細かすぎて紹介しきれない部分もあったり、別途詳しく説明が必要な場所もあったりするので、随時アップデートや別途紹介していきます。)

広報活動には「これが絶対に正解!」というものはありません。

今回紹介したものは、あくまでもやり方・手順の一つですが、この記事を読んでくださっている方の、広報活動のヒントになったり、手助けになる部分があれば嬉しいなと思っています。